2007 : studiereis London

Prissma organiseerde van 2 t/m 4 december 2007 een studiereis naar Londen. Een delegatie van 23 professionals, afkomstig uit de zakelijke dienstverlening (60%) en uit de overheids- en onderwijssector bracht een werkbezoek aan enkele zeer grote zakelijke dienstverleners (Ernst & Young en het advocatenkantoor Freshfields). Maandagmiddag werd een bezoek gebracht aan een traditioneel bolwerk van de City, de Bank of England. Ook was er in het drukke programma nog tijd voor een kort bezoek aan de tentoonstelling van de jaarlijkse Online Conferentie in het Olympia Conference Center.

De deelnemers kregen niet alleen aardige inkijkjes in de buitenlandse keuken van gerenommeerde bedrijven, maar werden ook nog eens compleet in de watten gelegd door het Prissma-bestuur. Nog nooit zo’n soepel georganiseerde reis meegemaakt. Taxi’s, busjes, metro, restaurants, musical (‘We will rock you’), ‘the London Eye’ en Heathrow, alles verliep volgens schema. Ook de KLM deed zijn best, maar door een zware storm was er wel een vertraging en de landing op Heathrow was dan ook ‘stevig’. Helaas moesten we door een voedselvergiftiging een tweetal leden van het gezelschap achterlaten in Londen. Gelukkig waren ze de volgende dag weer behoorlijk opgeknapt en konden ze de Sinterklaasviering toch nog meemaken.

De werkbezoeken aan Ernst & Young en Freshfields waren goed voorbereid. Er werd een reëel beeld gegeven van hoe kennismanagement in de praktijk werkt bij enkele toonaangevende professionele organisaties. E&Y heeft zelfs een kennismanagementmissie, waarbij de acquisitie, het delen en hergebruik van kennis door de medewerkers wereldwijd centraal staat om meerwaarde te creëren, netwerken te versterken, nieuwe kennis op te doen en een effectievere dienstverlening te realiseren. Bij E&Y zijn ruim 110.000 mensen werkzaam in 140 landen, verspreid over 700 kantoren. Kennismanagement staat al vele jaren centraal bij E&Y. De onderstaande grafische tijdslijn schetst de ontwikkeling van de afgelopen 15 jaar.

Bij zowel E&Y als Freshfields wordt veel geld bespaard door het centraal inkopen en coördineren van externe informatiebronnen. Hiervoor is een speciale afdeling en/of persoon aangesteld die dit aanstuurt voor de Britse vestiging. De Londense vestigingen coördineren dit eveneens voor diverse andere (Europese) vestigingen van beide organisaties. De budgetten voor externe informatiebronnen bedragen bij beide vele miljoenen ponden. Bij Freshfields (2.300 medewerkers in Londen!) is zelfs een aparte functionaris aangesteld die uitsluitend online trainingen geeft en ontwikkelt voor alle juristen, stagiaires e.d. Haar pragmatische en extroverte aanpak maakte indruk. Waarschijnlijk een heel effectieve manier om zelfs de meest conservatieve jurist die heilig gelooft in papier tot gedragsverandering te brengen.

Bij de Bank of England ontving de portier, gekleed in een frivool lila getint jacquet met zwarte bolhoed, ons met Engelse charme. Vervolgens verdwenen we echter in de catacomben, ergens -3 in het souterrain. Het informatiecentrum, dat daar gevestigd was, had zojuist een opknapbeurt ondergaan, maar van een meer proactieve dienstverlening was nog geen sprake. Een attenderingsdienst voor haar belangrijkste klantengroep (600 economen die zich bezighouden met monetaire analyse en financiële stabiliteit in de UK) ontbrak bijvoorbeeld. Wel bestond de bekende en door velen verguisde tijdschriftencirculatie onder de belangrijkste klantengroep. Het wekelijkse aantal bezoekers werd door ons gezelschap meteen verdubbeld. Het deed meer denken aan de bibliotheek van een wetenschappelijk instituut in de jaren tachtig van de vorige eeuw. Het aantal fte’s was sinds de jaren negentig gehalveerd. Hoe is dit nu toch mogelijk…?

Ten slotte werd nog een bezoek gebracht aan de tentoonstelling die tegelijkertijd met de Online Conferentie (4 t/m 6 dec.) in het Olympia complex (Hammersmith) werd gehouden. Dit evenement is de afgelopen jaren behoorlijk ingekrompen. Standhouders passen nu allemaal in één hal (vroeger waren dit er wel drie!). Microsoft met Sharepoint was prominent aanwezig. Er waren veel productpresentaties over applicaties met Sharepoint. ‘Social networking en collaboration tools’ kregen ruime aandacht. Ook waren er relatief veel bedrijven met ePublishing en (Enterprise)contentmanagementproducten. Leveranciers van professionele informatie waren natuurlijk weer in ruime mate aanwezig. Motto van de conferentie: ‘find, create, manage and share online information’.

Prissma kan op een zeer geslaagde en bijzonder goed georganiseerde studiereis terugkijken, waarbij ook de onderlinge uitwisseling van (werk)ervaringen zeer leerzaam was voor de deelnemers.

Jelke Nijboer, Instituut voor Media en Informatie Management, Amsterdam.