Kijkje DNB
Kijkje in de keuken bij De Nederlandsche Bank
Op maandag 20 april 2009 organiseerde Prissma een Kijkje in de Keuken van De Nederlandsche Bank (DNB). Juist nu! Want, dynamischer kan de financiële wereld niet zijn. Terwijl buiten de zon volop scheen, werden de 50 deelnemers ontvangen in het bezoekerscentrum van DNB, dat gevestigd is in een van de 13 pakhuizen aan de Achtergracht in Amsterdam.
Het goud
Wim van Workum Afdelinghoofd van de afdeling DIB (Documentaire Informatie en Bibliotheek) start zijn presentatie met de opmerking dat - hoewel het echte goud is opgeslagen in het hoofdgebouw – er ook in deze pakhuizen goud ligt. Hier ligt namelijk het goud in de vorm (historische) archieven en andere zeer waardevolle informatie. Wim vertelt over de veranderde wereld op informatiegebied en de visie op de toekomstige afdeling DIB, met de doelstellingen: kennis delen en kennis afschermen (een interessante tegenstelling!) en het kunnen afleggen van verantwoording. Hij sluit zijn presentatie af met een introductiefilm ‘werken aan vertrouwen’, waarin een beeld wordt gegeven van de taken van DNB,
Nieuwe werkwijze
Na de film, presenteert Marianne Kollaard (Sectiehoofd sectie 1 en 4) de nieuwe werkwijze bij het archief. De wereld is veranderd, waardoor een omslag nodig is bij de afdeling DIB. Marianne beschrijft de uitgangspunten die hiervoor zijn geformuleerd: zowel vanuit het oogpunt van de klanten, als de organisatie en de eigen afdeling. Vervolgens schets zij een beeld van de beoogde praktijk. Na de invoering van een nieuw ECM pakket (TRIM context) zullen de 1800 medewerkers van DNB zelf hun interne stukken en e-mailcorrespondentie in het digitale archief plaatsen – in plaats van de medewerkers DIB. Het archief wordt dus van de klant in plaats van de afdeling DIB. Dit betekent een veranderende rol van de afdeling: van productie naar advisering. Marianne vertelt over de randvoorwaarden die hiervoor zijn geformuleerd, zowel voor de klant als de afdeling – zo heeft DNB om het ECM te implementeren bijvoorbeeld gekozen voor ‘verleiden’ in plaats van ‘verplichten’.
Na het beantwoorden van de (vele!) vragen van de deelnemers, werd de presentatie gevolgd door een verhaal over de veranderende rol van de BID medewerkers – door Marga van Aalderen-Tilman (Sectiehoofd sectie 2).
De veranderende rol van de informatieprofessionals
De omslag van productiegericht naar klantgericht werken betekent ook een omslag in de dienstverlening en de rol van de medewerkers: van registreren naar adviseren - een meer proactieve regiefunctie. Straks zal er 1 centraal informatiecentrum bestaan voor interne bronnen, externe bronnen en functionele vragen over het systeem. Aan de hand van een overzicht van nieuwe en oude functies, taken en werkzaamheden geeft Marga een beeld van de veranderingen. Er zal gereorganiseerd worden - een nieuwe afdeling, met nieuwe functies en competenties. Een reorganisatie waarbij 90% van de medewerkers zullen moeten solliciteren naar nieuwe functie en een formatie reductie van 20 fte (van 70 naar 50 fte). Ook krijgt de nieuwe afdeling een nieuwe naam: ID (Informatie Dienstverlening).
Interactieve kennismaking
Na de presentaties volgen de rondleidingen door het voorlichtingscentrum van DNB, met een interactieve kennismaking met de taken van DNB. Zo konden de deelnemers bijvoorbeeld echte en valse bankbiljetten vergelijken in het laboratorium - op basis van 6 echtheidskenmerken. De rondleiding werd afgesloten met een quiz: handen aan de knoppen!
De middag werd afgesloten met een borrel, waarbij het Prissma bestuur DNB bedankte voor de fantastische ontvangst en het interessante programma.
Kortom – namens Prissma
Een zeer geslaagde middag, met veel positieve reacties (wij ontvingen zelfs per sms bedankjes hierover van enkele deelnemers). Prissma maakt alvast graag gebruik van het aanbod om in 2010 terug te komen! In het nieuwe auditorium in het hoofdgebouw, dat momenteel wordt gebouwd.