Kijkje Stadsarchief Amsterdam
Op 9 februari 2009 organiseerde Prissma een ‘Kijkje in de keuken' van het Stadsarchief Amsterdam.
Het Stadsarchief van de stad Amsterdam, met meer dan 35 kilometer archieven, opende in september 2007 haar deuren in het indrukwekkende gebouw De Bazel: "de tempel aan de Vijzelstraat" in Amsterdam. Het Stadsarchief heeft deze verhuizing aangegrepen om vergaande innovatie in te voeren in haar bedrijfsvoering, de opslag en de publieksvoorzieningen.
Het programma
13.45 uur Ontvangst in de filmzaal en inleiding Stadsarchief, directeur Jan Boomgaard
14.15 uur digitalisering van het stadsarchief (de archiefbank), Ellen Fleurbaay.
Verwerving & concerndiensten, Gert Zwagerman
15.00 uur Nieuwe inspectietaken / opdrachten / acquisitie met gedigitaliseerde archieven en collecties
15.30 uur Rondleiding door het gebouw (waaronder de Schatkamer)
16.30 uur Afsluitende borrel
13.45 André Hirs ontvangt de 80 deelnemers en we lopen met hem mee door de Schatkamer naar de Filmzaal voor de presentaties.
14.00 Introductie:
Martijn de Bree - voorzitter van Prissma - houdt een korte inleiding en introduceert de eerste spreker: Jan Boomgaard
Inleiding Stadsarchief in de Filmzaal door Jan Boomgaard Directeur
Het Stadsarchief moet zowel achteruit als voorruit kijken.
Achteruit is de functie van het archiveren, het gebouw en de presentatie naar het publiek, de klanten.
Voorruit is de verdere omslag van fysiek naar digitaal van alle archiefstukken en verbetering van de presentatiemogelijkheden en de betrouwbaarheid van de informatie. De archiefstukken zijn het geheugen van Amsterdam. Het 1e document dateert van 1275. De filmzaal is in de oude kluis waar vroeger de effecten werden bewaard. De goudkluis wordt nu gebruikt voor de infrastructuur.
Het gebouw De Bazel werd achtereenvolgend gebruikt door de Nederlandse Handelsmij, Twentse Bank, ABN, ABN/AMRO. Het is door de gemeente Amsterdam gekocht van ABN/AMRO
Het oorspronkelijke plan was om daar de Universiteitsbibliotheek onder te brengen., maar het was te klein om ook een aantal collegezalen in te huisvesten. Het stadsarchief leek ook te groot voor het nieuwe pand, maar door de ruimte (30.00 m2) goed te benutten, paste het archief uit de veel grotere gebouwen aan de Amsteldijk (60.000 m2) toch - o.a. door over te stappen van collectie- op formaatberging.
Met de verhuizing van het Stadsarchief naar de Bazel, werd het gebouw van een gesloten bankgebouw naar een open publieksgebouw, onder meer door de twee ogen (grote glazen doorkijken in de buitenmuur) die zijn gerealiseerd - voor een wisselwerking binnen/buiten. Er zijn nu meerdere functies: stadsboekwinkel, filmzaal, cafe, studiezalen, waar mensen met plezier komen en kennis uitwisselen.
Dat het gelukt is om van het Stadsarchief een publieksgebouw te maken blijkt uit de bezoekerscijfers, van 30.000 bezoekers aan de Amsteldijk naar 120.000 bezoekers in 2008.
Digitalisering van het Stadsarchief door Ellen Fleurbaay (adjunct-archivaris en hoofd afdeling Publiekszaken
presentatie downloaden ( 1.7 mb) en/of IK Magazine - 8ste jaargang nummer 2 - 2009: - Digitaliseren op aanvraag - interview met Ellen Fleurbaay (Daphne Depassé)(pdf 478 kb).
Verwerving & concerndiensten Stadsarchief Amsterdam, Gert Zwagerman waarnemend hoofd
Verwerving in 2008: bedrijfsarchieven en particulier archiefmateriaal: 600 m archief + 100.000 andere items.
De Gemeente Amsterdam bestaat uit 45 koninkrijkjes (diensten). Deze zouden beter en efficiënter moeten gaan samenwerken. Dit wordt/is bereikt door clustervormingen en samenwerking, grote en kleine digitaliseringprojecten, vervanging van oude systemen en uniforme nieuwe systemen.
De Diensten DPG (met persoonskaarten scan) en SD (bouw & woningtoezicht) zijn de eerste diensten met een digitaal archief (het Stadsarchief heeft hierin geadviseerd)
Bij de diensten was veel verschil in aanpak en hybride archivering (papier en digitaal), dat leverde veel problemen bij de overname van archieven. Alles wordt nu? meteen omgezet in het algemeen geaccepteerde digitale formaat.
Het Stadsarchief is nu druk met de opname in een e-depot.
De archiefinspectie wordt steeds meer geïntegreerd in de audits, o.a. voor beveiliging/IT, bij de concerndiensten. Uit de audits blijkt hoe de processen te verbeteren zijn. De archieffunctie wordt hiermee geïntegreerd in de primaire processen van de diensten.
Nieuwe inspectietaken/opdrachten en acquisitie met gedigitaliseerde archieven door Brigit Hoomans
De digitale ontwikkeling in Amsterdam, betekent onder meer ontwikkeling van: standaarden en een e-Depot in het stedelijk DMS (document management systeem).
Er is eerst een selectie gemaakt van duurzame bestandsformaten en daaruit is gekozen voor het pdf-formaat. Voor tekstdocumenten wordt (van de KB) de File Assesment Methode gebruikt.
Het PDF format bleek het meest geschikt. Het Stadsarchief geeft praktische aanbevelingen in het gebruik onder meer over voorkeur van pdf creators (zijn niet allen even goed).Gestart is vanuit de Dublin Core en die is verder aangevuld, waar deze onvoldoende richtlijnen bieden of waar deze ontbreken. Het is ook open conform het manifest Open Standaarden.
Het Stadsarchief heeft Scope als beheerssysteem voor metadata.
Er is een groot centraal gehost archief voor alle diensten(koninkrijkjes) inclusief workflow light variant om tegenstellingen te voorkomen. Op moment van creatie, dus in het werkproces vindt al archivering plaats. Met een druk op de knop komt het document direct in het e-Depot
Het Stadsarchief volgde de beproefde methode door te beginnen met een pilot en daarna pas alle diensten daarop aan te sluiten/mee te nemen via de olievlek methode. Direct na de pilot volgen 12 diensten en daarna de rest.
E-Depot hanteert het ontvangst, bewaar, raadpleeg model.
In de binnenstad is sprake van een hoge prijs per m2. Het fysieke depot zal daarom elders gehuisvest gaan worden en er zal meer publieksruimte komen. Dit is ook i.v.m. allerlei culturele allianties van belang. Het raadpleegdepot is de Archiefbank. Nu volgt een focus op het ontvangstdepot en bewaardepot.
Rondleiding door het gebouw de Bazel - inclusief de Schatkamer.
De rondleiding voerde langs de publieksruimte, met een groot aantal publieks-PC's, maar ook met nog wat papieren archieven. Een mooie witte ruimte waarin de oorspronkelijke vloer- en plafondstructuur zoveel mogelijk is gehandhaafd of hersteld. Dit kom je in het hele gebouw tegen.
We zagen de schatkamer met een mooie tentoonstelling, die gratis bezocht kan worden met het oudste stadsdocument, de directiekamers en vergaderruimtes uit de handelsmij tijd. Ook werden we geattendeerd op de sensoren en kabels die i.v.m. de Noord-Zuid metro lijn zijn aangebracht voor registratie van de geringste beweging/verschuiving van het gebouw. Hoogst actueel als we naar het drama in Keulen kijken.
Als afsluiting kregen we een borrel aangeboden door het Stadsarchief en konden we bloemen en een Stadsarchief Companykaart aanbieden als dank voor dit interessante en leerzame kijkje.
Van de Gemeente Haarlemmermeer ontving het Prissma bestuur een boek, als dank dat zij met een grotere delegatie aanwezig konden zijn bij deze activiteit.
Verslag: Hans de Man
Op 22 april 2009 won het Stadsarchief de Best Archive on the Web Award.